Uno de los objetivos del convenio de colaboración firmado en mayo de 2006 entre la Consejería de Obras Públicas y Transportes y la Fundación Casa Medina Sidonia fue el estudio y reproducción de la documentación que sobre obras públicas y transportes pudiera guardarse en el archivo ducal.

Para poder integrar en el banco de datos la documentación estudiada hubo que realizar una adaptación de la ficha descriptiva de documentación de obras públicas, que estaba pensada para describir proyectos de construcción de los siglos XIX y XX.

La base de datos resultante de este trabajo ofrece la descripción y reproducción de documentación sobre obras públicas de los siglos XV, XVI, XVII y XVIII, procedente del Archivo ducal de Medina Sidonia (Sanlúcar de Barrameda, Cádiz).

Es un tipo de documentación que no encajaba en los modelos de descripción empleados en otros archivos ni por su cronología ni por su naturaleza. Entre otras razones, porque los proyectos de construcción son parte de un expediente administrativo, documentación normalizada, mientras que la documentación del archivo ducal es de carácter privado. Además, en este caso, la investigación no se limitó al territorio de Andalucía.

Para crear esta base de datos se revisaron los índices manuscritos del archivo, en los que se orienta al investigador sobre el contenido de 6.314 legajos. En la mayoría de los casos se describe exclusivamente el primer documento que contiene cada legajo y partiendo de ese dato se seleccionaron 269 legajos que parecían tener relación con obras públicas y transportes. Cada legajo resultó tener un número muy variable de documentos, de un solo documento a doscientos o trescientos documentos relacionados. Esos legajos se estudiaron detalladamente y de ellos se seleccionaron 1.321 documentos escritos y 88 planos directamente relacionados con obras públicas.

A continuación se procedió a la redacción de las fichas descriptivas definitivas siguiendo la normativa ISAD (G). Las fichas tienen como referencia principal el número de legajo, única signatura en uso en el archivo, de modo que en cada ficha pueden describirse hasta 53 documentos relacionados con un mismo tema. Con objeto de completar el banco de datos con la reproducción del documento, se digitalizaron 1.321 documentos escritos y 88 planos (unas 4.100 fotografías).

A cada documento se le asignó un número con dos cifras, la primera se corresponde con su número de registro en la base de datos y la segunda con su número de orden dentro de la ficha descriptiva. Así, el documento 242_044.pdf se corresponderá con el registro número 242 y con el documento número 44 de la ficha descriptiva de ese registro.